Basismodul

Das Basismodul stellt sämtliche Funktionen und Komponenten zur Verfügung, die modulübergreifend benötigt werden. Das Basismodul bietet Möglichkeiten zur Abgrenzung des Arbeitssystems, zur Abbildung der eigenen Betriebsstrukturen oder auch zur Stammdatenverwaltung.

Es wurde ergonomisch in zwei Funktionsbereiche aufgeteilt.

Der Funktionsbereich “Module” bietet koordinierenden Mitarbeitern umfangreiche Möglichkeiten vorbereitende Arbeiten zu leisten. Der Funktionsbereich „MyEHQS“ wurde im Hinblick auf Anforderungen verschiedener Anwendergruppen entwickelt. Programmoberflächen adaptieren sich hinsichtlich der Funktionen und Komponenten in Abhängigkeit von Benutzerrechten. Schlanke und übersichtliche Menüs sind Ergebnisse der Oberflächen-Adaption.

Über die prozessunterstützenden Module können Daten und Informationen direkt den Betriebsteilen zugeordnet werden. Die konsequente Art der Zuordnung ermöglicht in EHQSplus eine intuitive Orientierung des Anwenders an der tatsächlichen Betriebsstruktur des Unternehmens.

Eine Benutzerverwaltung zur Berechtigung einzelner Module und Sichten auf die Betriebsstrukturen gehört ebenso zum Basismodul wie der Aufgaben- und Maßnahmenplan, das Dokumentenmanagementsystem, das Informationssystem und die Möglichkeit zur Nutzung technischer Workflows.

Das Basismodul besteht aus folgenden Modulen:

Benutzerverwaltung
Das Modul zur Benutzerverwaltung bietet flexible Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzer-Berechtigungen für sämtliche Komponenten und Module und ermöglicht definierte Benutzer-Ansichten auf relevante Unternehmensbereiche.

 

Die Leistungsmerkmale im Überblick

  • Definition beliebig vieler Benutzer
  • Single Sign-On: Windows Anmeldung wird auch in EHQSplus verwendet, keine zusätzlichen Benutzernamen und Passwörter erforderlich
    • Das Modulangebot variiert in Abhängigkeit von den Benutzerrechten
    • Es werden ausschließlich berechtigte Unternehmensbereiche angezeigt
    • Es werden ausschließlich berechtigte Module angeboten
  • Rollen und Profile sind in EHQSplus frei definierbar
  • Explizite Berechtigung für Personendaten stellt Anforderungen an den Datenschutz sicher
Betriebsstrukturen
Informationssystem
Das differenzierte Informationssystem von EHQSplus berücksichtigt alle Szenarien der betrieblichen Praxis. Neben den Benutzern von EHQSplus, die sich regelmäßig am System anmelden, müssen auch beauftragte Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe eingebunden werden, die nicht selber mit dem System arbeiten.

Neben der Erzeugung von TO-DO Listen bei der Systemanmeldung stehen daher auch Möglichkeiten zur E‑Mail Benachrichtigung zur Verfügung. Das Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass 100% aller Aufgaben und Termine für den angemeldeten Benutzer angezeigt werden. Es verbergen sich keine weiteren Aufgaben für den Anwender im System.

 

Die Leistungsmerkmale im Überblick

Dispatcher

  • Erzeugung von TO-DO Listen bei der Benutzeranmeldung
  • Automatisch bei Systemanmeldung
  • Anwenderabhängige Aufgaben und Termine
  • Farbliche Kennzeichnung von Betriebsteilen mit „kritischen” Zuständen
  • Anwendung von Deeskalationsstrategien bei langfristigen Terminüberschreitungen ohne Reaktion des Verantwortlichen: Das System kann in diesen Fällen den Verantwortlichen in der übergeordneten Organisationseinheit informieren.

Analyse-Funktionen

  • Benutzerdefinierte Abfragen und Auswertungen
  • Auswertungen unternehmensweit oder nur über Teilbereiche eines Unternehmens
  • Nutzung der hierarchischen Abbildung der Unternehmensstrukturen

 

Druck- und Reportfunktionen

  • Standardberichte zum Ausdrucken von Informationen in allen Ebenen von EHQSplus
  • Reportdesigner zum Anpassen vorhandener Berichte oder zum Erstellen neuer Berichte
  • Darstellung von Systeminformationen in aggregierter Form
  • Sortieren, Filtern, Darstellen, Drucken oder Exportieren
Dokumentenmanagement
Das EHQSplus Dokumentenmanagementsystem ist ein eigenständiges, integriertes Modul zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente.

Dokumente können zentral eingecheckt werden und stehen in sämtlichen Bereichen der Software zur Verknüpfung zur Verfügung. Damit wird eine Mehrfachverwendung bzw. Verteilung von Dokumenten möglich.

Beispiel 1: Zuordnung eines Sicherheitsdatenblattes zu einem Gefahrstoff im Modul Gefahrstoffdatenbank.

Beispiel 2: Zuordnung von Bedienungsanleitungen und Wartungsplänen zu einem Arbeitsmittel im Modul Inventar.

Der Check-In Prozess kann bei Bedarf durch Berücksichtigung von Workflows unterstützt werden. Weitere Details finden Sie in dieser Broschüre im Abschnitt Workflows auf der folgenden Seite. Eine Anbindung an vorhandene DMS-Systeme ist ebenfalls möglich. Bei der Synchronisation von Daten mit führenden Systemen können auch externe Dokumente berücksichtigt werden (siehe auch EHQS-Importer im Menü Importmodule).

 

Die Leistungsmerkmale im Überblick

  • Zentrales DMS-Modul zum Einchecken von Dokumenten;
  • Bei Bedarf Nutzung von Workflows
    Möglichkeit der Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software
  • Überwachungsfunktion zur Dokumentenvalidierung mittels Gültigkeitsdatum
  • Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen (Metadaten) zu jedem Dokument
    • Autor, Datum, Titel, Beschreibung, Kategorie, ID, Revisionsnummer, Gültigkeitsdatum
  • Verknüpfung eines Dokuments mit übergeordneten Dokumenten
  • Verknüpfung eines Dokuments mit untergeordneten Dokumenten
  • Beliebige Formate: Office-Dokumente, Bilder, Filme, z.B.: Sicherheitsdatenblätter Betriebsanweisungen Brandschutzpläne Rettungspläne Explosionsschutzdokumente, etc.
  • Zugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments
  • Historisierung von Dokumenten
Aufgaben- & Maßnahmenplan
Der Aufgaben- und Maßnahmenplan ist das zentrale Instrument in EHQSplus. Hier laufen sämtliche Fäden zusammen.

Anstatt Aufgaben, Termine und Ansprechpartner in einzelnen Modulen zu verwalten, werden diese zentral im Aufgaben- und Maßnahmenplan verwaltet. Das Ergebnis spricht für sich: Alle Aufgaben und Termine stehen in einer einzigen Übersicht zur Verfügung. EHQSplus überwacht und meldet Aufgaben an beauftragte Mitarbeiter oder verantwortliche Personen aus den Arbeitsbereichen.

 

Die Leistungsmerkmale im Überblick

  • Beauftragung von Aufgaben und Maßnahmen
  • Benachrichtigung von Führungskräften, Stellvertretern, Beauftragten und Erfassern
  • Eskalationsfunktion: Benachrichtigung der übergeordneten Führungskraft nach längerer Terminüberschreitung
  • Beauftragung von Kontrollen
  • Soll-Termine, Ist-Termine, Status der Umsetzung, Ergebnisse der Aufgaben & Maßnahmen
  • Möglichkeit zur Erzeugung von Unternehmenskennzahlen
  • Überwachung und Meldung von sich nähernden oder überschrittenen Terminen
  • Filterfunktionen zur gezielten Erzeugung von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
Workflows
EHQSplus bietet komfortable Möglichen zur technischen Abbildung von Arbeitsflüssen (englisch: Workflow). Workflows dienen der technischen Steuerung von Funktionsübergängen und können z.B. im EHQSplus Dokumentenmanagement dazu benutzt werden, den Prozess von der Erstellung bis zur Freigabe eines Dokuments zu steuern und zu überwachen.

Neben der technischen Steuerung von Dokumenten, können Workflows in sämtlichen prozessunterstützenden Modulen zum Einsatz kommen. Beispiele aus der betrieblichen Praxis sind Freigabeverfahren für Betriebsanweisungen, für Unfallereignisse oder auch für Gefahrstoffe. Auch heutzutage werden Arbeitsflüsse oftmals noch organisatorisch gesteuert. Eine organisatorische Steuerung ist aufwändig, anfällig für Störungen und zumeist nur mit großem Aufwand dokumentierbar. Durch Ausnutzung der EHQSplus Workflows können Unternehmen auf eine sehr effiziente, technische Steuerung umstellen. Eine Dokumentation der Workflowschritte mit den Beteiligten und deren jeweiligen Teilergebnissen (Bearbeitung, Prüfung, Freigabe,…) wird von EHQSplus automatisch generiert.

 

Die Leistungsmerkmale im Überblick

  • Integrierter Workflow-Designer zur Erstellung individueller Workflows
  • Möglichkeit zur Erstellung individueller Bearbeitungsschritte
  • Verwaltung von Bearbeitungsaufzeichnungen
  • E-Mail Benachrichtigungsfunktion bei der Übergabe von Arbeitsschritten
  • Verwaltung von Benutzern und Teams

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