EHQSplus Fachmodule & Komponenten

Das Basismodul stellt sämtliche Funktionen und Komponenten zur Verfügung, die modulübergreifend benötigt werden. Das Basismodul bietet Möglichkeiten zur Abgrenzung des Arbeitssystems, zur Abbildung der eigenen Betriebsstrukturen oder auch zur Stammdatenverwaltung.

Weiterlesen: Basismodul

Eine Systemabgrenzung gehört zu den grundlegenden Anforderungen in Managementsystemen. Im Rahmen einer Systemabgrenzung werden geographische und organisatorische Unternehmensteile identifiziert, in denen die softwareunterstützten Prozesse abgebildet werden sollen.

Das Modul zur Benutzerverwaltung bietet flexible Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzer-Berechtigungen für sämtliche Komponenten und Module und ermöglicht definierte Benutzer-Ansichten auf relevante Unternehmensbereiche.

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Dokumente können zentral eingecheckt werden und stehen in sämtlichen Bereichen der Software zur Verknüpfung zur Verfügung. Damit wird eine Mehrfachverwendung bzw. Verteilung von Dokumenten möglich.

Beispiel 1: Zuordnung eines Sicherheitsdatenblattes zu einem Gefahrstoff im Modul Gefahrstoffdatenbank.

Beispiel 2: Zuordnung von Bedienungsanleitungen und Wartungsplänen zu einem Arbeitsmittel im Modul Inventar.

Der Check-In Prozess kann bei Bedarf durch Berücksichtigung von Workflows unterstützt werden. Weitere Details finden Sie in dieser Broschüre im Abschnitt Workflows auf der folgenden Seite. Eine Anbindung an vorhandene DMS-Systeme ist ebenfalls möglich. Bei der Synchronisation von Daten mit führenden Systemen können auch externe Dokumente berücksichtigt werden (siehe auch EHQS-Importer im Menü Importmodule).

Die Leistungsmerkmale im Überblick

• Zentrales DMS-Modul zum Einchecken von Dokumenten;
• Bei Bedarf Nutzung von Workflows
  Möglichkeit der Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software
• Überwachungsfunktion zur Dokumentenvalidierung mittels Gültigkeitsdatum
• Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Informationen (Metadaten) zu jedem Dokument
  • Autor, Datum, Titel, Beschreibung, Kategorie, ID, Revisionsnummer, Gültigkeitsdatum
• Verknüpfung eines Dokuments mit übergeordneten Dokumenten
• Verknüpfung eines Dokuments mit untergeordneten Dokumenten
• Beliebige Formate: Office-Dokumente, Bilder, Filme, z.B.: Sicherheitsdatenblätter Betriebsanweisungen Brandschutzpläne Rettungspläne Explosionsschutzdokumente, etc.
• Zugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments
• Historisierung von Dokumenten

Anstatt Aufgaben, Termine und Ansprechpartner in einzelnen Modulen zu verwalten, werden diese zentral im Aufgaben- und Maßnahmenplan verwaltet. Das Ergebnis spricht für sich: Alle Aufgaben und Termine stehen in einer einzigen Übersicht zur Verfügung. EHQSplus überwacht und meldet Aufgaben an beauftragte Mitarbeiter oder verantwortliche Personen aus den Arbeitsbereichen.

Die Leistungsmerkmale im Überblick

• Beauftragung von Aufgaben und Maßnahmen
• Benachrichtigung von Führungskräften, Stellvertretern, Beauftragten und Erfassern
• Eskalationsfunktion: Benachrichtigung der übergeordneten Führungskraft nach längerer Terminüberschreitung
• Beauftragung von Kontrollen
• Soll-Termine, Ist-Termine, Status der Umsetzung, Ergebnisse der Aufgaben & Maßnahmen
• Möglichkeit zur Erzeugung von Unternehmenskennzahlen
• Überwachung und Meldung von sich nähernden oder überschrittenen Terminen
• Filterfunktionen zur gezielten Erzeugung von Aufgaben- und Maßnahmenlisten

Neben der Erzeugung von TO-DO Listen bei der Systemanmeldung stehen daher auch Möglichkeiten zur E‑Mail Benachrichtigung zur Verfügung. Das Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass 100% aller Aufgaben und Termine für den angemeldeten Benutzer angezeigt werden. Es verbergen sich keine weiteren Aufgaben für den Anwender im System.

Die Leistungsmerkmale im Überblick

Dispatcher

• Erzeugung von TO-DO Listen bei der Benutzeranmeldung
• Automatisch bei Systemanmeldung
• Anwenderabhängige Aufgaben und Termine
• Farbliche Kennzeichnung von Betriebsteilen mit „kritischen“ Zuständen
• Anwendung von Deeskalationsstrategien bei langfristigen Terminüberschreitungen ohne Reaktion des Verantwortlichen: Das System kann in diesen Fällen den Verantwortlichen in der übergeordneten Organisationseinheit informieren.

Analyse-Funktionen

• Benutzerdefinierte Abfragen und Auswertungen
• Auswertungen unternehmensweit oder nur über Teilbereiche eines Unternehmens
• Nutzung der hierarchischen Abbildung der Unternehmensstrukturen

Druck- und Reportfunktionen

• Standardberichte zum Ausdrucken von Informationen in allen Ebenen von EHQSplus
• Reportdesigner zum Anpassen vorhandener Berichte oder zum Erstellen neuer Berichte
• Darstellung von Systeminformationen in aggregierter Form
• Sortieren, Filtern, Darstellen, Drucken oder Exportieren

Neben der technischen Steuerung von Dokumenten, können Workflows in sämtlichen prozessunterstützenden Modulen zum Einsatz kommen. Beispiele aus der betrieblichen Praxis sind Freigabeverfahren für Betriebsanweisungen, für Unfallereignisse oder auch für Gefahrstoffe. Auch heutzutage werden Arbeitsflüsse oftmals noch organisatorisch gesteuert. Eine organisatorische Steuerung ist aufwändig, anfällig für Störungen und zumeist nur mit großem Aufwand dokumentierbar. Durch Ausnutzung der EHQSplus Workflows können Unternehmen auf eine sehr effiziente, technische Steuerung umstellen. Eine Dokumentation der Workflowschritte mit den Beteiligten und deren jeweiligen Teilergebnissen (Bearbeitung, Prüfung, Freigabe,…) wird von EHQSplus automatisch generiert.

Die Leistungsmerkmale im Überblick

• Integrierter Workflow-Designer zur Erstellung individueller Workflows
• Möglichkeit zur Erstellung individueller Bearbeitungsschritte
• Verwaltung von Bearbeitungsaufzeichnungen
• E-Mail Benachrichtigungsfunktion bei der Übergabe von Arbeitsschritten
• Verwaltung von Benutzern und Teams

Weiterlesen: Lärm-, Klima- und Beleuchtungsverzeichnisse